MS Excel क्या है? और इसका क्या उपयोग है?

By: Faiz Alam

MS Excel, जिसका पूरा नाम 'Microsoft Excel' है तथा इसे 'Excel' के नाम से भी जानते है, यह एक Spread Sheet Program है, जो आंकडों को Tabular format में open, create, edit, formatting, calculate, share एवं print आदि करने का कार्य करता है. MS Excel को Microsoft द्वारा विकसित किया गया है. MS Excel, Microsoft Office का एक भाग है|

MS Excel

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Ms Excel की विशेषताएँ| Features of Ms Excel

Ms excel की विशेषताओं की बात की जाए तो बता दें की इसमें निम्नलिखित विशेषताएं होती है-

1. Recalculation
यह excel की सबसे अच्छी विशेषता है। जब excel का इस्तेमाल करके कोई भी टेबल बनाई जाती है और उसकी संख्या में बाद में कोई परिवर्तन किया जाता है तो excel उस संख्या के total को recalculate करके उसके रिजल्ट को अपने आप update कर देता है।

2. Charting & Mapping Tools
Excel के इस टूल का इस्तेमाल करके आप अपने डाटा को ग्राफ का रूप दे सकते हैं। ग्राफ बनने के बाद आप इसे screen पर देख सकते हैं। इसे excel की file के साथ save कर सकते हैं या फिर इसे आप print भी कर सकते हैं।

3. Subtotalling & Grouping Feature
Excel के इस feature का इस्तेमाल करके आप अपने डाटा को compact कर precise फॉर्म में देख सकते हैं। यह excel का बहुत ही उपयोगी टूल है।

4. Pivot Table wizard
Pivot Table wizard किसी भी user को डाटा का विश्लेषण, सारांश और गणना करने में मदद करती है। जो की यूजर को डाटा की तुलना और पैटर्न की कल्पना करने में सक्षम बनाती है।

5. Importing & Exporting tools
Excel में कोई भी जरूरी डाटा को import करने के लिए या एक्सेल से कोई भी जरूरी डाटा किसी और एप्लीकेशन में export करने के लिए हम इस टूल को इस्तेमाल करते हैं। डाटा की importing को upscale और डाटा export करने को outscale भी कहते हैं।

अभी तक हमने MS Excel क्या है और इसकी क्या विशेषताएँ है ये जाना और अब आपको MS Excel की स्क्रीन के विभिन्न अंगों के बारे मे बताते हैं-

1. Office Button

Microsoft एक्सेल में ऑफिस बटन एक मुख्य भाग है. यह बटन बाएं तरफ कोने में होता है. इसमें कई तरह के ऑप्शन मौजूद होते हैं जैसे New, Open, Save, Save as, Print, Prepare, Send इत्यादि.

2. Menu Bar

Menu bar हमेशा title bar के ठीक नीचे होता है। यह हमें निर्देश को क्रियान्वित करने के लिए विभिन्न विकल्प दिखाता है। MS Excel मे 9 प्रकार के menu होते हैं। जिसमें शामिल है File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows और Help, Menu bar के इन प्रत्येक menu के अंदर submenu होते हैं। जिनके अपने अलग अलग कार्य होते हैं। चलिये आपको सभी menu के बारे मे एक-एक करके बताते हैं।

· File:- इस menu मे वर्कबुक से संबन्धित commands देखे जा सकते हैं। इस menu को खोल कर आप New, Open, Save, Save as, Print, Properties, Page setup आदि command दे सकते हैं। इस मेनू को इसकी shortcut key Alt+F से भी आप इसे access कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त इसके submenu को भी आप उनकी shortcut key से access कर सकते हैं। बता दें की सभी command की shortcut keys अलग-अलग हैं।

· Edit:- यह मेनू document के अंदर किए जाने वाले संपादकीय कार्यों को संचालित करता है। इस menu को खोल कर आप Undo, Redo, Cut, Copy, Paste, Paste as hyperlink, Paste Special, Find & Replace, Move or Copysheet आदि command दे सकते हैं। इस मेनू को इसकी shortcut key Alt+E से भी आप इसे access कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त इसके submenu को भी आप उनकी shortcut key से access कर सकते हैं। बता दें की सभी command की shortcut keys अलग-अलग हैं।

· View:- इस menu में मोजूद सभी commands आपको आपके डाटा को अलग-अलग outlets में देखने की सुविधा प्रदान करते हैं। इस menu को खोल कर आप Normal, Print Layout, Page Break Preview, Comments, Header & Footer, Zoom आदि command दे सकते हैं। इस मेनू को इसकी shortcut key Alt+V से भी आप इसे access कर सकते हैं।

· Insert:- इस menu के अंदर वो commands मोजूद हैं जिनका इस्तेमाल करके आप अपने document के अंदर अलग-अलग तत्वों को डाल सकते हैं। इस menu को खोल कर आप Cell, Row, Column, Worksheet, Comments, Functions, Charts, Picture, Hyperlink आदि command दे सकते हैं। इस menu को इसकी shortcut key Alt+I से भी आप access कर सकते हैं।

· Format:- User के document की formatting से संबन्धित सभी निर्देश इस menu के अंदर उपलब्ध होते हैं। इस menu को खोल कर आप Font, Auto Format, Format Cell, Border आदि command दे सकते हैं। इस मेनू को इसकी shortcut key Alt+O से भी आप access कर सकते हैं।

· Tools:- यह menu किसी भी user को उसके document की grammar चेक करने से ले कर अन्य शक्तिशाली टूल्स की सुविधा प्रदान करता है। इस menu को खोल कर आप Spelling & Grammar, Custom list, Options आदि command दे सकते हैं। इस मेनू को इसकी shortcut key Alt+T से भी आप access कर सकते हैं।

· Data:- डाटा को planned करने से लेकर manipulate करने तक सारे commands इस मेनू में उपलब्ध होते हैं। इस menu को खोल कर आप New, Open, Save, Save as, Print, Properties, Page setup आदि command दे सकते हैं। इस menu को इसकी shortcut key Alt+D से भी आप access कर सकते हैं।

· Window:- Ms excel में window से संबन्धित सभी निर्देश इस menu के अंदर मोजूद हैं। इस menu को खोल कर आप New window, Arrange, Hide, Freeze Pane आदि command दे सकते हैं। इस menu को इसकी shortcut key Alt+W से भी आप access कर सकते हैं।

· Help:- Excel से संबन्धित कोई भी सहायता, निर्देशों के जरिये पाने के लिए आप इस menu का इस्तेमाल कर सकते हैं। इस menu को खोल कर आप About MS Excel, Office on the web, What’s this, Help आदि command दे सकते हैं। इस menu को इसकी shortcut key Alt+H से भी आप इसे access कर सकते हैं।

3. Quick Access Toolbar

यह MS Excel का एक विशेष हिस्सा है। यह टूलबार टाइटल बार में है। हम इसका इस्तेमाल शॉर्टकट के रूप में करते हैं। इस टूलबार में अधिकांश उपयोगी कमांड जोड़े जाते हैं और उन्हें इसमें जोड़ा जाता है। क्विक एक्सेस टूलबार की मदद से MS Excel में काम थोड़ी स्पीड से किया जा सकता है।

4. Title bar

Title bar MS Excel विंडो का सबसे ऊपरी भाग होता है. यह MS Excel मे बनाई गई फाईल के नाम को दिखाता है. जब तक फाईल को save नही किया जाएगा फाईल का नाम नही दिखाया जाता है और वहां “Book1” लिखा होता है. जैसे ही हम फाईल को किसी नाम से save करते है तब “Book1” के स्थान पर फाईल का नाम दिखाया जाता है. टाइटल बार के दाएं कोने में तीन बटन हैं। इन तीन बटन में, पहला बटन "छोटा" होता है, इस पर क्लिक करने पर टास्क बार में ओपन प्रोग्राम खुल जाता है। दूसरा बटन "Maximize या Restore" है। यह बटन विंडो की चौड़ाई बढ़ाने या घटाने का काम करता है। और तीसरा बटन "क्लोज बटन" है जो प्रोग्राम को बंद करने का कार्य करता है।

5. Ribbon

रिबन एमएस एक्सेल विंडो का एक और हिस्सा है। यह मेनू बार के नीचे स्थित है। लाल रंग का रिबन इस पाठ में दिखाए गए MS Excel विंडो का एकमात्र भाग है। यह खंड एमएस एक्सेल टैब के विकल्प दिखाता है (जो विकल्प मेनू बार में हैं)।

6. Menu Bar

Menu Bar, MS Excel में टाईटल बार के नीचे होता है. इसे Tab Bar भी बोल सकते है, क्योंकि इन्हें अब टेब ही बोला जाता है. Menu Bar में कई विकल्प होते है और प्रत्येक की अपनी Ribbon होती है.

7. Name Box

नाम बॉक्स MS Excel में रिबन के नीचे बांये कोने में एक बॉक्स होता है। इस बॉक्स में शीट सेल के नाम को दिखाया जाता है और हम इसमें सेल का नाम डालकर उसे खोज भी सकते हैं।

8. Formula Bar

फॉर्मूला बार MS Excel में रिबन के नीचे बांये कोने में नाम बॉक्स के बगल में होता है। इस बार में MS Excel फॉर्मूला को लिखा जाता है।

9. Status Bar

MS Excel में टेक्स्ट एरिया के ठीक नीचे स्टेटस बार होता है। इस बार में "ज़ूम लेवल" नामक एक उपकरण होता है, जिसकी सहायता से शीट को ज़ूम इन और ज़ूम आउट किया जा सकता है। इसके अलावा, इस बार में कई उपकरण भी उपलब्ध हैं, जैसे; भाषा, शब्द गणना, पृष्ठ संख्या आदि।

10. Scroll Bar

स्क्रॉल बार MS Excel में दाईं ओर क्षैतिज और क्षैतिज है, जो शीट को ऊपर और नीचे और दाईं ओर ले जाने का कार्य करता है।

11. Text Area

Text Area MS Excel का सबसे मह्त्वपूर्ण भाग है. और यह MS Excel विंडो का सबसे बडा तथा मध्य भाग होता है. Text area को MS Excel में Sheet बोला जाता है. इसी क्षेत्र मे text को लिखा जाता है.

Ms Excel के शॉर्टकट सूची| Ms Excel shortcut keys

Keyboard के shortcut का उपयोग हम विभिन्न कामों को जल्दी करने के लिए करते हैं। Ms excel मे भी keyboard shortcuts का प्रयोग बहुत ही उपयोगी है।

1. Ctrl+C : Select किए गए cell की copy करता है।
2. Ctrl+X : Select किए गए cell को शीट से हटा देता है।
3. Ctrl+V : Copy की गई चीज को आपके select किए गए cell पर लाता है। जिसे पेस्ट भी बोलते है|
4. Ctrl+B : Format को Bold करने के लिए अथवा हटाने के लिए इस्तेमाल होता है।
5. Ctrl+I : Format को Italic करने के लिए अथवा हटाने के लिए इस्तेमाल होता है।
6. Ctrl+U : Format को Underline करने के लिए अथवा हटाने के लिए इस्तेमाल होता है।
7. Ctrl+O : कोई भी existing worksheet को open करने के लिए इसे इस्तेमाल किया जाता है।
8. Ctrl+Z : अंतिम कार्य को समाप्त कर देता है।
9. Ctrl+G : Go to पर reference apply करने के लिए इस्तेमाल होता है।
10. Ctrl+F : किसी भी चीज को find और replace करने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है।
11. Ctrl+F9 : Spreadsheet को minimize करने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है।
12. Ctrl+F10 : इसका इस्तेमाल Spreadsheet को maximize करने के लिए किया जाता है।
13. Ctrl+Esc : इसका इस्तेमाल windows के start menu को खोलने के लिए किया जाता है।
14. Ctrl+End : Worksheet के लास्ट cell पर जाने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है।
15. Ctrl+Home : Worksheet के पहले cell पर जाने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है।
16. Ctrl+PgUp : एक्टिव शीट से पहले की शीट select करने के लिए इसका इस्तेमाल होता है।
17. Ctrl+Shift+Plus Sign(+) : Worksheet मे ब्लैंक cells को insert करने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है।
18. F2 : Cell के डाटा को edit करने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है।
19. F4 : Cell के डाटा को absolute करने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है।
20. Tab : Selected area मे बाएँ से दायें जाने के लिए इसका इस्तेमाल होता है।

तो ये थी दोस्तों Ms Excel से जुड़ी कुछ महत्पूर्ण जानकारी। हम आशा करते हैं की आपको Ms Excel क्या है, समझ में आ गया होगा। दोस्तों आपको ये जानकारी कैसी लगी नीचे कमेंट करके अवश्य बताइए और इस पोस्ट को अपने दोस्तों में शेयर जरुर करें|

Milan Tomic

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